Per al professor Cañibano “la comptabilitat és una ciència de naturalesa econòmica que té per objecte produir informació per fer possible el coneixement passat, present i futur de la realitat econòmica en termes quantitatius en tots els seus nivells organitzatius, mitjançant la utilització d'un mètode específic recolzat en bases suficientment contrastades, amb la finalitat de facilitar l'adopció de les decisions financeres externes i les de planificació i control internes”. No obstant això, són moltes les empreses que consideren la comptabilitat com una mera obligació formal, consistent en un treball rutinari de mecanització de dades, freturosa de valor afegit. En aquesta nota, Marian Álvarez-Canal, membre de la Secció de Comptabilitat de l'associació espanyola d'assessors fiscals, ens explica per a què serveix la comptabilitat, de la seva importància, no només en l'àmbit de presa de decisions empresarials, sinó com a mitjà de prova davant tercers en procediments judicials o en els procediments d'inspecció davant l'Agència Tributària. Així mateix, l'autora ens alerta de la necessitat de conscienciar als clients de l'important paper que la comptabilitat juga en l'administració d'una empresa.

  Marian Álvarez-Canal Membre de la Secció de Comptabilitat de la ASSOCIACIÓ ESPANYOLA D'ASSESSORS FISCALS, diu: La majoria de les petites empreses ens contestarien que la comptabilitat només serveix per lliurar-li a la AEAT la informació que sol·licita quan ens enfrontem a una inspecció. No obstant això, nosaltres com a professionals, hem de ser capaços de transmetre'ls que una vegada dins del món de l'empresa, la comptabilitat va a ser imprescindible per al seu negoci en aspectes tan rellevants com a decisions en la gestió, prova vàlida, control de tresoreria, control de costos, decisions d'inversió… es tracta sense lloc a dubte d'un element fonamental en l'administració de l'empresa. En què consisteix la comptabilitat? Essencialment a registrar tots els moviments econòmics d'una empresa amb la finalitat d'obtenir uns estats financers que, d'una forma ordenada, ens mostrin una “foto” de la situació econòmica i financera de la mateixa. La utilització de la comptabilitat per a qualsevol de les qüestions a dalt indicades ens porta a l'obvietat que la mateixa ha de ser certa i veraç; és a dir, ha de ser realitzada degudament, segons els manaments del codi de comerç i de les normes comptables. La qüestió que anem a abordar en aquesta breu reflexió és la següent: Quan puc utilitzar la comptabilitat com a prova davant tercers? Estem davant documents d'índole particular i per tant ha d'aplicar-se l'article 1228 del Codi civil o no poden considerar-se documents “domèstics”? Es tracta de qüestió important a l'hora de tenir discussions en els àmbits mercantil, tributari, o laboral. És l'article 31 del Codi de Comerç el que estableix que “…el valor probatori dels llibres dels empresaris i altres documents comptables serà apreciat pels Tribunals conforme a les regles generals del Dret”, la qual cosa ens porta directament a preguntar-nos quins són els llibres dels empresaris, que el propi Codi de comerç identifica en el seu article 25, “…sense perjudici de l'establert en lleis o disposicions especials, un llibre d'inventaris i Comptes anuals i un altre Diari”, i sent l'article 27 el que estableix la manera en què aquests llibres adquireixen el cognom d'oficials: “…presentessin els llibres que obligatòriament han de portar en el Registre Mercantil on tinguessin el seu domicili…” . És a dir, el primer per poder fer valer la comptabilitat com a mitjà de prova, sense que l'altra part generi una discussió prèvia a les dades que en ella figuren, és complir els formalismes que ens exigeix el Codi de Comerç respecte a la seva legalització. L'article 327 de la llei d'Enjudiciament Civil (Llei 1/2000) remitent a les lleis mercantils a l'hora de la utilització com a mitjà de prova dels llibres de comptabilitat, amb el que complir de manera escrupolosa amb el que exigeix aquesta normativa pot ser la diferència entre poder presentar la comptabilitat com a prova enfront de tercers o que aquesta no sigui admesa. La comptabilitat com tal pot ser valorada dins d'un procediment de diverses maneres: Com a prova documental, com a objecte de reconeixement judicial o com a prova pericial tenint en cada cas diferents connotacions. Una qüestió important a tenir en compte a l'hora de plantejar la documentació comptable com a prova, és que la mateixa no es compon únicament dels llibres de comptabilitat, sinó que a més juntament amb aquests hem de poder presentar tots els justificants o comprovants de les operacions registrades. De manera que sigui possible comprovar que existeix total concordança entre els documents comptables i les dades reflectides en els suports documentals. No devem per tant ignorar la importància que pot tenir en un procediment la correcta confecció de la comptabilitat per provar algun dels punts en discussió i des de l'altra part, tampoc hem  d'oblidar-nos que ser capaces de qüestionar raonaments comptables de la part contrària constitueix un avantatge important a l'hora d'enfrontar-nos a situacions complicades que ens portin a discussions mercantils. Igualment, i com a punt important hem de ser conscients que quan la Inspecció Tributària examina una comptabilitat i en un acta indica que la mateixa és correcta d'acord a Dret, aquesta comptabilitat quan document privat farà prova plena del fet, acte o estat de coses que documenten, amb el que podem tenir arguments importants davant qualsevol discussió posterior sobre aquesta comptabilitat amb l'Agència Tributària. En resum, tenim la missió de conscienciar als nostres clients de la gran importància de la comptabilitat com a eina de gestió empresarial i de defensa dels seus interessos tant davant l'Agència Tributària com enfront de tercers, aspecte que facilitarà el nostre treball i conseqüentment augmentarà la seva satisfacció amb el mateix.